Allocation à l’employé pour frais d’automobile

Petit rappel: une allocation pour frais d’automobile reçue par un employé est, à la base, imposable pour ce dernier, et déductible pour l’employeur, sauf exception.  Pour que l’allocation pour frais d’automobile soit considérée comme non imposable en vertu des lois fiscales, le montant d’une allocation doit être « raisonnable ».

Une allocation doit, pour être considérée raisonnable, être calculée uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus pendant l’année relativement à l’usage d’une automobile, dans l’exercice des fonctions de la charge ou de l’emploi ou en rapport avec celui-ci, et non pas pour l’usage personnel de l’employé. L’utilisation du véhicule pour le trajet entre la maison et le travail, et vice versa, constitue une utilisation personnelle.

Le taux octroyé par kilomètre doit par ailleurs être raisonnable.  À cet effet,  les taux des allocations pour frais d’automobile pour l’année 2011 sont de 0,52 $ / km pour les 5000 premiers kilomètres parcourus, et de 0,46 $ / km pour tous les kilomètres parcourus suivants.

Ensuite, pour que l’allocation ne soit pas réputée être un montant déraisonnable, l’employé ne doit pas recevoir une allocation en plus d’être remboursé de tout ou partie de ses dépenses pour l’usage du véhicule.

Notons qu’une allocation « fixe » n’est pas considérée comme raisonnable par les autorités fiscales, et est donc taxable pour l’employé selon la règle générale, tout comme la combinaison d’une allocation fixe et d’une allocation par kilomètre (qu’elle soit raisonnable ou non).

Comme il appartient au contribuable de faire la démonstration que l’allocation est raisonnable, il est important de garder des traces de la distance parcourue par l’employé à des fins d’affaires, afin de se justifier en cas de contestation.  C’est d’autant plus vrai lorsque l’allocation est très élevée.