Pourquoi pas un système d’appel d’offres complètement électronique?

C’est une lapalissade de dire qu’on est en plein à l’heure des nouvelles technologies de l’information et de communication (NTIC). Comme on le sait déjà, ces dernières ont depuis quelques années bouleversé toutes les façons de faire, quelle qu’en soit l’Industrie considérée. Dans le domaine des appels d’offres qui nous intéresse plus particulièrement, on peut ainsi constater que de réels progrès ont été réalisés relativement à l’intégration de ces NTIC dans les processus d’attribution des marchés publics. Il est indéniable que l’adoption du Système électronique d’appel d’offres (SEAO) par le gouvernement du Québec, qui en est une parfaite illustration, facilite grandement aujourd’hui la publication des avis ainsi que la transmission des documents d’appel d’offres aux potentiels soumissionnaires. Néanmoins, on peut regretter que ce système ne permette pas encore aux fournisseurs et entrepreneurs de présenter de façon électronique leurs soumissions et propositions à l’autorité contractante.

En effet, l’envoi de soumission électronique offre de nombreux avantages aux acheteurs comme aux fournisseurs. Sur le site du Service électronique d’appel d’offres du Canada MERX, qui offre déjà cette fonctionnalité, on fait mention notamment des avantages suivants :

• le donneur d’ordre n’a plus besoin d’un service de réception pour enregistrer la date et l’heure d’arrivée des soumissions;
• le donneur d’ordre peut automatiquement écarter les soumissions non conformes en recourant à des règles de traitement des soumissions;
• divers problèmes découlant de l’emplacement géographique du fournisseur sont éliminés;
• les fournisseurs ont la possibilité de modifier ou retirer leurs soumissions après qu’ils les ont présentées (avant la clôture);
• les fournisseurs peuvent préparer leurs soumissions à moindre coût et de façon plus cohérente.

Outre ces avantages ci-dessus indiqués, on apprend également que la passation électronique des marchés publics a permis aux entités publiques européennes qui ont adopté ce système de réaliser des économies importantes en réduisant leurs dépenses relatives aux passations de marchés de 5 à 20 %. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles la Commission européenne projette d’imposer la passation électronique des marchés publics dans toute l’UE d’ici à la mi-2016 (lire ici l’article).

Au vu de ce qui précède, il serait intéressant de considérer l’opportunité de généraliser la dématérialisation complète des  processus d’appel d’offres sous nos cieux.