Optimiser et simplifier le travail contractuel

Ce billet s’adresse à toutes celles et ceux qui consultent ou vont consulter un contrat ou autre document appliquant la méthodologie d’Edilex.

Pourquoi a-t-on besoin d’une méthodologie de rédaction de contrats?

Lorsqu’on consulte un contrat, on doit d’abord trouver ses repères pour localiser l’information recherchée. L’un des plus gros irritants du monde juridique est d’ailleurs le fait que dans presque tous les cas, l’information se retrouve dans un ordre aléatoire plutôt que dans un ordre pré-établi et connu par le lecteur. En effet, il n’existe pas de norme de présentation par type de document comme pour les états financiers. Qui plus est, quand on travaille dans des types de documents différents, le travail de localisation est à recommencer. On perd donc une quantité de temps ahurissante, peu importe notre niveau d’expérience.

L’équipe d’Edilex a passé plus de 20 ans à développer une méthodologie permettant de simplifier et d’optimiser la rédaction, lecture et révision de documents juridiques. Dorénavant, lorsque que vous travaillez dans un document, qu’il s’agisse d’un bail, un contrat de service ou un document d’appel d’offres, le même type d’information se retrouve toujours au même endroit.

Nos études sur le terrain démontrent que, dès que vous comprenez la méthodologie d’Edilex, votre vitesse d’exécution pour le traitement (lecture, rédaction ou révision) d’un document peut être augmentée de 40%, et ce, peu importe la nature du document. Le gain de productivité est donc important.

Maintenant que la méthodologie vous emballe (du moins, autant qu’une méthodologie contractuelle peut emballer un être humain), il vous faut savoir comment reconnaître les documents qui l’appliquent.

Comment l’identifier?

Il faut d’abord savoir que cette méthodologie repose sur l’utilisation de postes contractuels qui agissent comme des guides dans un document, mais qui peuvent être présentés en plusieurs formats. Il existe plusieurs indices vous permettant de les identifier:

1. La table des matières. Lorsqu’un document comporte plus de quelques pages, il s’avère généralement une bonne idée d’y insérer une table des matières. Si cette table des matières ressemble de près ou de loin à celle qui suit, la méthodologie d’Edilex est probablement utilisée.

Veuillez noter cependant que tout rédacteur peut choisir de retirer la table des matières. Il ne s’agit donc pas d’une exigence sine qua non.

2. Les postes contractuels. Les postes contractuels sont au coeur de la méthodologie. Il s’agit en quelque sorte de récipients dans lesquels les groupes de clauses de même type sont insérées. Ils sont identifiés par des numéros se terminant par «.00» et suivis de titres. Les mêmes thèmes se retrouvent à la même adresse d’un document à l’autre dans 90% de ces documents. Vous trouverez ces postes indiqués par des flèches bleues sur l’image ci-dessous.

Le contenu des postes contractuels est divisé en clauses qui portent des numéros commençant par x.01. La numérotation progresse par la suite en séparant les idées les unes des autres en clauses et sous-clauses distinctes portant des numéros croissants.

3. Les clauses. Mentionnons d’abord que le contenu des documents importe peu à l’application de la méthodologie. Le contenu peut donc provenir de n’importe quel auteur et être rédigé en fonction de la méthodologie Edilex. Étant donné les avantages de la méthode, plusieurs organisations demandent d’ailleurs à notre équipe d’appliquer les règles d’optimisation à leur contenu.

La caractéristique principale des clauses appliquant la méthodologie d’Edilex est que chacune d’entre elles ne contient qu’une idée afin de simplifier leur classification dans les postes contractuels.

Comment y travailler plus rapidement?

1. Utiliser les postes comme carte routière

L’objectif de la méthodologie est de simplifier le travail des rédacteurs et des lecteurs. Dès qu’on comprend le système des postes contractuels, on sait où trouver l’information cherchée. Voici donc une liste des postes qui se retrouvent dans la vaste majorité des documents:

00- Interprétation

01- Objet

02- Contrepartie

03- Modalités

04- Sûretés

05, 06 et 07- Attestations

08, 09 et 10- Obligations

11- Dispositions particulières

12- Dispositions générales

13- Fin

14- Entrée en vigueur

15- Durée

16- Portée

Vous remarquez rapidement que les clauses concernant le prix à payer devraient se retrouver au poste 2 dans tous les documents. Les sûretés sont au poste 4, et ainsi de suite. C’est aussi simple que ça.

2. Les circuits dans les groupes de documents

Dans un groupe de documents, les postes contractuels interagissent les uns avec les autres à travers ce que nous appelons les circuits. Par exemple, les clauses pertinentes dans une entente intérimaire et dans un contrat d’achats d’actions nous permettront de mieux comprendre l’évolution d’une transaction puisqu’ils seront dans le même ordre logique.

Idem pour la régie d’un appel d’offres qui gère la relation du donneur d’ordre avec tous les soumissionnaires, le formulaire de soumission à remplir par les soumissionnaires et le contrat qui s’ensuit. Vous voyez d’ailleurs ci-dessous la progression logique entre le poste 2 (prix) de ces trois documents:

Pour repérer une clause, il faut donc d’abord déterminer dans quel document chercher en fonction de la relation que cette clause vise. Ensuite, on trouve le poste où cette information devrait se retrouver et le tour est joué.

Nous espérons que cette explication vous a permis de mieux comprendre la méthodologie. N’hésitez pas à me contacter directement si vous avez des questions.