5 façons dont la technologie peut accélérer les processus d’approvisionnement public au Québec

Dans les organismes publics québécois, l’approvisionnement ne se limite pas à la préparation et à la publication d’un appel d’offres. De la définition du besoin jusqu’au suivi du contrat, plusieurs équipes et intervenants doivent collaborer, respecter des exigences réglementaires et assurer une traçabilité adéquate des décisions.

Or, une grande partie de ces activités repose encore sur des tâches manuelles : rechercher un modèle, adapter une clause, faire circuler un document pour approbation, suivre les modifications par courriel ou encore mettre à jour plusieurs fichiers pour assurer le suivi d’un contrat.

La transformation numérique peut contribuer à réduire ces tâches et à accélérer les processus, sans compromettre la rigueur nécessaire à une saine gestion des fonds publics.

Le gouvernement du Québec encadre d’ailleurs non seulement l’attribution des contrats publics, mais également leur gestion contractuelle et la reddition de comptes. La Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle vise notamment à favoriser l’amélioration continue de la gestion contractuelle des organismes publics.

Voici cinq façons dont la technologie peut aider les organismes publics à rendre leurs processus d’approvisionnement plus rapides, plus structurés et plus efficaces.

1. Accélérer la rédaction grâce à l’automatisation
La rédaction des documents d’approvisionnement représente une étape importante du processus. Les équipes doivent partir de modèles, sélectionner les clauses appropriées, adapter le contenu au contexte du dossier et effectuer différentes validations avant de pouvoir publier un appel d’offres.

Lorsque ces étapes sont réalisées manuellement, la préparation d’un document peut nécessiter de nombreuses manipulations.

Une solution spécialisée en rédaction juridique et en approvisionnement peut automatiser une partie de ce travail en permettant aux utilisateurs de partir de modèles structurés et de clauses préapprouvées.

Plutôt que de rechercher et de copier manuellement chaque élément, l’utilisateur peut générer un document adapté à son besoin et se concentrer sur les éléments qui nécessitent réellement son expertise.

Les avantages :

• • • Réduire le temps de préparation des documents;
    • Limiter les copier-coller et les tâches répétitives;
    • Standardiser la rédaction;
    • Favoriser l’utilisation de clauses à jour;
      réduire les risques d’erreurs ou d’omissions;
    • Permettre aux équipes juridiques et d’approvisionnement de consacrer davantage de temps aux dossiers complexes.

Pour un organisme qui utilise déjà une solution de rédaction automatisée, la prochaine étape consiste donc naturellement à se demander : que se passe-t-il après la rédaction du document?

C’est là que la gestion du processus contractuel peut permettre de poursuivre les gains d’efficacité.

2. Centraliser les modèles, les clauses et l’information contractuelle
Trouver la bonne information peut être aussi chronophage que la produire.
Dans plusieurs organisations, les modèles et documents peuvent être répartis entre différents dossiers, répertoires partagés, fichiers Word et échanges courriel. Il peut alors être difficile de déterminer rapidement quelle est la dernière version ou quel contenu devrait être utilisé.

Une bibliothèque centralisée permet de regrouper les modèles, clauses et contenus approuvés dans un environnement commun.

Cette centralisation contribue à uniformiser les pratiques et à réduire la dépendance aux connaissances individuelles.

Mais le principe de centralisation peut aller plus loin que la simple rédaction.

Les informations liées aux contrats, aux approbations, aux modifications et aux différentes étapes du processus peuvent également être regroupées dans un même environnement. Cela permet aux équipes d’avoir une meilleure vue d’ensemble du dossier, plutôt que de devoir reconstituer son historique à partir de plusieurs fichiers.

Cette approche est particulièrement pertinente dans un contexte où les organismes publics doivent assurer une gestion contractuelle rigoureuse et une reddition de comptes adéquate.

L’objectif : avoir la bonne information, au bon endroit, au bon moment.

3. Accélérer les validations et la collaboration entre les équipes
Un processus d’approvisionnement implique rarement une seule personne.

Selon la nature du dossier, les équipes d’approvisionnement, juridiques, financières, opérationnelles et de gestion peuvent toutes être appelées à intervenir.

Lorsque les validations sont effectuées par courriel et que plusieurs versions d’un document circulent entre les intervenants, il peut être difficile de savoir :

• • • qui doit encore intervenir;
    • quelle version est la plus récente;
    • quelles modifications ont été demandées;
    • quelles approbations ont été obtenues;
    • où se trouve l’information nécessaire au suivi.

Les outils numériques de collaboration et de gestion des processus peuvent permettre de structurer les étapes de validation et d’approbation.

Les personnes concernées peuvent ainsi accéder aux mêmes informations et suivre l’avancement d’un dossier à partir d’un environnement commun.
Cela devient particulièrement intéressant lorsque l’on passe de la rédaction à la gestion du contrat.

Un contrat ne s’arrête pas au moment de sa signature. Des modifications, renouvellements, approbations, suivis et autres interventions peuvent survenir pendant toute sa durée.

En centralisant ces étapes, les équipes peuvent réduire les échanges manuels et avoir une meilleure visibilité sur les dossiers en cours.

4. Réduire les tâches administratives tout au long du cycle de vie du contrat
L’un des principaux avantages de la technologie est sa capacité à éliminer certaines tâches répétitives.

Dans un processus d’approvisionnement traditionnel, une même information peut être saisie ou retranscrite plusieurs fois : dans un document Word, un tableau Excel, un outil de suivi, un courriel ou encore un système de gestion documentaire.

Chaque manipulation supplémentaire représente du temps et augmente le risque d’erreur.

L’automatisation peut permettre de réutiliser certaines informations à différentes étapes du processus et de réduire les doubles saisies.

Mais les gains ne s’arrêtent pas à l’attribution du contrat.

Une solution de gestion contractuelle peut notamment aider à structurer et centraliser le suivi des contrats, des approbations, des modifications et des différentes activités qui surviennent après leur signature.

Cette vision du processus permet de passer d’une approche où l’on automatise uniquement la création du document à une approche où l’on optimise l’ensemble du cycle de vie contractuel.

C’est une distinction importante : gagner du temps lors de la rédaction est utile, mais éviter de perdre ce temps plus tard dans le suivi manuel des contrats peut générer des gains encore plus importants.

Le gouvernement du Québec reconnaît d’ailleurs la gestion contractuelle comme une composante à part entière de l’encadrement des marchés publics.

5. Obtenir une meilleure visibilité sur les processus grâce aux données
Comment savoir où un processus d’approvisionnement ralentit si l’information nécessaire pour l’analyser est répartie dans plusieurs fichiers?

La centralisation des données permet aux organisations d’avoir une meilleure visibilité sur leurs activités et de prendre des décisions à partir d’informations plus facilement accessibles.

Des tableaux de bord et des indicateurs peuvent notamment aider à suivre :

• • • le nombre de dossiers en cours;
    • l’état d’avancement des processus;
    • les approbations en attente;
    • les contrats actifs;
    • les échéances importantes;
    • les modifications apportées aux contrats;
    • certains délais et indicateurs de performance.

Cette visibilité peut aider les gestionnaires à identifier les goulots d’étranglement et à déterminer quelles étapes pourraient être simplifiées ou automatisées.

Elle peut également faciliter la reddition de comptes et l’amélioration continue des pratiques. La Directive québécoise sur la reddition de comptes en gestion contractuelle prévoit justement des exigences visant à assurer une reddition de comptes fondée sur l’imputabilité et la bonne utilisation des fonds publics, tout en favorisant l’amélioration continue.

La technologie devient alors plus qu’un outil d’exécution : elle devient un outil de pilotage des activités d’approvisionnement.

Aller plus loin que l’automatisation de la rédaction
Pour plusieurs organismes publics, la transformation numérique commence par une problématique très concrète : comment rédiger plus rapidement et plus efficacement les documents d’approvisionnement?

C’est un excellent point de départ.

Mais les mêmes enjeux de temps, de collaboration, de centralisation et de traçabilité existent également après la rédaction.

Le processus peut être vu comme une chaîne :

Rédiger → réviser → approuver → publier → attribuer → gérer → suivre → renouveler

Si seulement une partie de cette chaîne est numérisée, les équipes peuvent continuer à perdre du temps dans les étapes qui suivent.

À l’inverse, une approche plus intégrée permet de connecter la rédaction des documents à la gestion des contrats et de créer une continuité entre les différentes étapes du processus.

Une transformation qui commence par une étape
Les organismes publics n’ont pas nécessairement besoin de transformer tous leurs processus en même temps.

Une première étape peut consister à automatiser la rédaction et à centraliser les modèles. Une deuxième peut être de structurer les processus de collaboration et d’approbation. Puis, une solution de gestion contractuelle peut permettre d’étendre cette automatisation au suivi des contrats après leur signature.

Cette approche progressive permet de faire évoluer les pratiques sans bouleverser les méthodes de travail du jour au lendemain.

Et surtout, elle permet de construire un environnement où les équipes d’approvisionnement et juridiques peuvent consacrer davantage de temps à leur expertise et moins de temps aux tâches administratives.

La prochaine étape : connecter la rédaction à la gestion contractuelle
La modernisation de l’approvisionnement public ne consiste pas uniquement à remplacer le papier par des outils numériques.

Il s’agit de créer des processus plus simples, plus cohérents et plus transparents, tout en respectant les exigences propres aux organismes publics québécois.

Pour les organisations qui ont déjà commencé à automatiser la rédaction de leurs documents d’approvisionnement, la gestion contractuelle représente une prochaine étape naturelle : prolonger les gains de productivité au-delà de l’appel d’offres et assurer un meilleur suivi du contrat pendant toute sa durée de vie.

Avec une approche intégrée, l’objectif n’est plus seulement de rédiger un contrat plus rapidement, mais de gérer l’ensemble du processus contractuel plus efficacement.

Accélérer vos processus d’approvisionnement avec Edilex
Pour les organismes publics qui souhaitent aller plus loin dans la transformation de leurs processus, Edilex propose une solution conçue spécifiquement pour les besoins de l’approvisionnement public.

La plateforme permet de centraliser et d’automatiser la rédaction des contrats d’appels d’offres et de gré à gré, à partir de modèles intelligents et de contenus adaptés aux besoins des équipes. Elle permet ainsi de réduire les tâches répétitives, de standardiser les pratiques et de faciliter la collaboration entre les différents intervenants.

Mais l’optimisation ne s’arrête pas à la rédaction.

Avec la fonctionnalité de gestion contractuelle d’Edilex, les organismes peuvent également prolonger ces gains d’efficacité. Les projets peuvent être centralisés dans un même environnement, qu’ils aient été créés dans Edilex ou ailleurs. Les équipes peuvent notamment suivre les échéances, les versions et les approbations, générer des addendas et des avenants et obtenir une vue d’ensemble de leurs projets grâce à un tableau de bord personnalisable.

L’objectif est simple : éviter de passer d’un outil à l’autre et de multiplier les fichiers Excel, les courriels et les suivis manuels, afin de regrouper les principales étapes du processus dans un même environnement.
Que votre organisation cherche d’abord à accélérer la rédaction des documents d’approvisionnement ou souhaite maintenant optimiser la gestion de ses contrats, Edilex permet d’adapter les fonctionnalités à l’évolution de vos besoins.

Découvrez comment Edilex peut vous aider à moderniser vos processus d’approvisionnement public.

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En savoir plus sur la gestion contractuelle

Sources et références
• Le Gouvernement du Québec présente la gestion contractuelle comme couvrant l’ensemble du processus de gestion des contrats gouvernementaux, avec des exigences liées notamment à l’attribution, à l’exécution et au suivi des contrats. Gestion des contrats gouvernementaux liés aux marchés publics — Gouvernement du Québec
• Les organismes publics sont soumis à différentes directives et politiques de gestion contractuelle, notamment en matière de gestion des contrats, de reddition de comptes et de gestion des risques. Directives et politiques de gestion contractuelle — Gouvernement du Québec
• La Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle prévoit notamment la conservation des autorisations et certaines exigences de suivi et de reddition de comptes. Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle — Gouvernement du Québec
• Le SEAO constitue la plateforme officielle utilisée pour la diffusion des avis d’appel d’offres publics par les organismes assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics. Système électronique d’appel d’offres (SEAO) — Gouvernement du Québec
• Pour les organismes municipaux, le gouvernement fournit également des outils couvrant toutes les phases du processus de gestion contractuelle, notamment la définition des besoins, l’attribution et l’exécution des contrats. Outils du pôle d’expertise en gestion contractuelle (PEX) — Gouvernement du Québec
• Le cadre québécois rappelle que les processus d’attribution des contrats municipaux doivent notamment respecter des principes d’équité, d’intégrité et de transparence. Règles d’attribution des contrats municipaux — Gouvernement du Québec