Les organismes publics et municipaux doivent s\u2019ajuster en raison de l\u2019\u00e9pid\u00e9mie mondiale de coronavirus (COVID-19).<\/p>\n
Voici 10 recommandations\u00a0aux organismes en lien avec leurs appels d\u2019offres en cours ou \u00e0 \u00eatre lanc\u00e9s\u00a0ainsi que leurs contrats en cours\u00a0:<\/p>\n
1-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Repousser le lancement de l\u2019appel d\u2019offres ?<\/span><\/p>\n Si possible, l\u2019organisme doit consid\u00e9rer la possibilit\u00e9 de repousser le lancement de son appel d\u2019offres.<\/p>\n 2-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Prolonger la dur\u00e9e de l\u2019appel d\u2019offres ?<\/span><\/p>\n L\u2019\u00e9pid\u00e9mie a un impact majeur sur les op\u00e9rations et les activit\u00e9s des entreprises. Il est donc recommand\u00e9 \u00e0 l\u2019organisme de pr\u00e9voir un d\u00e9lai suffisant, consid\u00e9rant le contexte, pour permettre aux soumissionnaires de prendre connaissance de son appel d\u2019offres et d\u2019y r\u00e9pondre. Il est important de noter que le minist\u00e8re de la Sant\u00e9 a demand\u00e9 aux \u00e9tablissements et aux groupes d\u2019approvisionnement en commun du r\u00e9seau de la sant\u00e9, pour tous leurs appels d\u2019offres en cours, de repousser la date d\u2019ouverture des soumissions au 17 avril 2020, au minimum.<\/p>\n 3-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 S\u00e9ances d\u2019information et visites des lieux<\/span><\/p>\n Les s\u00e9ances d\u2019information aux bureaux de l\u2019organisme public ou municipal sont \u00e0 \u00e9viter, pour des raisons \u00e9videntes. Elles peuvent cependant \u00eatre tenues par tout autre moyen permettant aux participants de communiquer avec le repr\u00e9sentant de l\u2019organisme. Les visites des lieux sont \u00e9galement \u00e0 \u00e9viter. L\u2019organisme peut, dans la mesure du possible, bonifier le contenu des documents d\u2019appel d\u2019offres dans le but de r\u00e9duire la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019une visite des lieux.<\/p>\n 4-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 D\u00e9p\u00f4t des soumissions<\/span><\/p>\n Les organismes publics assujettis \u00e0 la Loi sur les contrats des organismes publics<\/em> (LCOP) peuvent pr\u00e9voir aux documents d\u2019appel d\u2019offres qu\u2019une soumission peut \u00eatre transmise par voie \u00e9lectronique (via le SEAO). Selon la r\u00e9glementation, ils ne peuvent pas imposer ce mode de transmission. Vu le contexte actuel, ils peuvent cependant fortement le recommander.<\/p>\n Il faut toutefois rappeler que la possibilit\u00e9 de recevoir une soumission via le SEAO n\u2019a pas encore \u00e9t\u00e9 \u00e9tendue au milieu municipal.<\/p>\n 5-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Ouverture des soumissions<\/span><\/p>\n Le cadre normatif applicable aux organismes publics et municipaux pr\u00e9voit que, dans le cadre d\u2019un appel d\u2019offres public, l\u2019ouverture des soumissions est publique. Cependant, il n\u2019est pas obligatoire pour un soumissionnaire d\u2019y assister. Dans les circonstances, l\u2019organisme peut recommander aux soumissionnaires de ne pas se d\u00e9placer \u00e0 ses bureaux et de prendre connaissance des r\u00e9sultats de l\u2019ouverture des soumissions via le SEAO. Nous pensons que l\u2019organisme pourrait \u00e9galement, \u00e9tant donn\u00e9 le contexte, proc\u00e9der \u00e0 une ouverture \u00e0 huis clos, avec t\u00e9moins, et permettre aux soumissionnaires d\u2019y assister par un moyen technologique par souci de transparence.<\/p>\n 6-\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Comit\u00e9 de s\u00e9lection<\/span><\/p>\n Lorsque l\u2019appel d\u2019offres pr\u00e9voit une \u00e9valuation de la qualit\u00e9 des soumissions, il est possible de tenir un comit\u00e9 de s\u00e9lection \u00e0 l\u2019aide de tout moyen technologique qui permet aux membres du comit\u00e9 de communiquer entre eux. Les membres doivent cependant respecter leurs obligations, notamment celles reli\u00e9es \u00e0 la confidentialit\u00e9 des d\u00e9lib\u00e9rations, de la m\u00eame mani\u00e8re.<\/p>\n