Nouveau règlement pour les contrats en technologies de l’information

Comme nous vous le mentionnons dans un autre billet, le Secrétariat du Conseil du Trésor a récemment publié un Projet de règlement pour les contrats publics en matière de technologies de l’information : le Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (« RCTI »).

Ce futur règlement visera tous les contrats d’acquisition de biens ou de prestation de services en matière de technologie de l’information, c’est-à-dire ceux cherchant « à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage » (art 1 RCTI). Le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (« RCA ») et le Règlement sur les contrats de services des organismes publics (« RCS ») ne trouveront plus application pour ces contrats. L’article 29.1 RCA qui s’appliquait aux contrats d’acquisition de logiciels sera d’ailleurs abrogé.

Le projet ne prévoit pas d’entrée en vigueur officielle pour le moment, car des changements pourraient être intégrés. Toute personne intéressée peut d’ailleurs soumettre ses commentaires concernant les projets dans un délai de 45 jours de la publication du projet.

Voici un résumé des points à retenir :

Règlement hybride : Le RCTI est hybride, en ce qu’il peut s’appliquer tant à des contrats de services que d’approvisionnement. Certains articles du RCTI s’appliquent uniquement aux contrats de services alors que d’autres s’appliquent uniquement aux contrats d’approvisionnement. Par exemple, le règlement reprend le régime d’homologation (approvisionnement) et celui de la qualification (services).

Modes d’adjudication: Les contrats d’approvisionnement en TI pourront être adjugés selon le prix le plus bas. Ils pourront aussi être adjugés à la suite d’une évaluation de la qualité, selon le principe de qualité minimale (annexe 1) ou selon le prix ajusté le plus bas (annexe 2). Pour les contrats de services en TI, deux options s’ajoutent : l’appel d’offres en 2 étapes (existant dans le RCS) et l’adjudication suite à un dialogue compétitif (art 20 à 23 RCTI). Nous nous intéressons plus particulièrement à ce dernier mode, tout nouveau dans la réglementation québécoise. Le choix de ce mode d’adjudication doit tout d’abord être approuvé par le dirigeant de l’organisme public (art 20 RCTI). Ensuite, la procédure suivante s’applique :

• Étape 1 – Qualification (art 21 RCTI) :
  • Des prestataires de services potentiels sont appelés à présenter une soumission initiale qui est évaluée selon les articles 1 à 7 de l’annexe 2 (on exclut le calcul basé sur le paramètre K).
  • L’évaluation porte particulièrement sur la capacité de chaque soumissionnaire et de chaque solution proposée à répondre aux besoins de l’organisme.
  • Le nombre de soumissionnaires appelés à participer à la deuxième étape du processus doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres et ne peut être inférieur à trois.
  • Si seuls deux soumissionnaires satisfont aux critères de sélection, l’autorisation du dirigeant est requise pour poursuivre le processus.
• Étape 2 –  Dialogue compétitif (art 22 RCTI) :
  • Un dialogue se tient entre chaque soumissionnaire sélectionné et l’organisme public.
  • Ce dialogue a pour but de préciser ou développer avec les soumissionnaires sélectionnés une solution susceptible de répondre aux besoins de l’organisme public, définissant notamment les besoins de l’organisme, l’échéancier de la prestation et les modalités contractuelles.
  • Le dialogue doit s’effectuer en présence d’un vérificateur indépendant désigné par l’organisme public qui s’assure que le dialogue se fait de façon transparente et équitable à l’égard de tous les soumissionnaires.
• Étape 3 – Offre finale (art 22-23 RCTI)
  • Nous croyons qu’il y a deux scénarios possibles, mais la rédaction du RCTI nous laisse encore quelques interrogations.
  • Scénario 1 : si une seule solution susceptible de répondre aux besoins de l’organisme ressort du dialogue compétitif, l’ensemble des soumissionnaires sélectionnés sont invités à présenter une offre finale. Le RCTI ne le spécifie pas, mais nous croyons que l’adjudication se fait alors sur la base du prix le plus bas.
  • Scénario 2 : si plusieurs solutions sont susceptibles de répondre aux besoins de l’organisme public, les soumissionnaires sélectionnés sont invités à présenter une soumission finale comportant un prix ainsi qu’une démonstration de la qualité. L’adjudication se fait sur la base du prix ajusté le plus bas (annexe 2).

Commentaire : Il serait préférable de préciser le mode d’adjudication applicable lorsqu’une seule solution ressort de l’étape du dialogue compétitif (cas du scénario 1).

Évaluation de rendement : Les contrats en TI pour lesquels le montant total payé est égal ou supérieur à 100 000$ devront faire l’objet d’une évaluation de rendement de la part de l’organisme public, que le rendement ait été satisfaisant ou non. Pour les autres contrats, seule l’évaluation de rendement insatisfaisant s’applique. (art 80 RCTI)

Le RCTI comporte d’autres nouveautés reprises dans les autres règlements qui font l’objet d’un autre billet dans ce blogue que vous pouvez lire ici. En voici un aperçu :

• Transmission des soumissions par voie électronique;
• Reconnaissance de certains cas de non-conformité remédiables;
• Rejet en cas de non-conformité aux spécifications techniques ou d’échec des essais de conformité;
• Nouveau processus pour les essais de conformité;
• Possibilité de ne pas répondre aux demandes de précisions formulées moins de 24 heures avant la date et l’heure limites de réception des soumissions; et
• Intégration de la notion de coûts d’acquisition.