Getting to We : Négocier la relation avant le contrat… la suite!

Dans mon précédent billet (« Getting to We : Négocier la relation avant le contrat! »), j’ai abordé la toute nouvelle approche de mise en place et de gestion d’une relation contractuelle impliquant un haut degré d’interaction et de collaboration faisant l’objet du livre Getting to We : Negotiating Agreements for Highly Collaborative Relationships (Jeanette Nyden, Kate Vitasek and David Frydlinger, Plagrave MacMillan) publié en août dernier.

J’y mentionnais que cette approche comportait trois volets : (a) établir les fondements d’une relation de confiance, (b) s’entendre sur une vision commune et partagée et (c) négocier les paramètres de la relation (notamment quant aux façons d’apporter, en cours de route, des changements au contrat afin d’en améliorer l’efficacité, la pertinence et les avantages pour l’ensemble des parties), et ce, avant même de discuter des termes et conditions initiaux du contrat.

Afin de compléter mes remarques sur cette approche fort intéressante et prometteuse, voici maintenant les principaux éléments de chacun de ces trois volets :

• Premier volet : Établir les fondements de la relation :

Selon les auteurs, toute relation de collaboration doit reposer sur trois fondements : la confiance, la transparence et la compatibilité.

Les parties doivent donc d’abord chercher à établir entre elles ces trois fondements avant d’avancer plus loin dans leurs discussions.

Ceux-ci, comme les autres volets de la relation de collaboration, devraient d’ailleurs être adéquatement documentés afin d’assurer que chaque partie les comprend clairement et d’en assurer la pérennité (notamment pour le cas de changement dans les personnes qui doivent en assurer la mise en œuvre).

Afin de pouvoir donner la pleine mesure de son apport au succès de leur collaboration, chaque partie doit être assurée que l’autre agira aussi dans leur intérêt commun et que chacune fera les efforts nécessaires pour d’abord maximiser les avantages communs de leur entente et ensuite se les partager de façon équitable.

Entre autres, la transparence implique, selon les auteurs de ce livre, que les parties à une entente de collaboration devraient s’échanger beaucoup plus d’information qu’elles ne le sont traditionnellement, permettant ainsi à chaque partie de bien mesurer les progrès de la collaboration, d’y proposer des améliorations et de réduire les craintes de l’autre partie n’en profite indûment à ses dépens.

• Deuxième volet : S’entendre sur une vision commune :

Une fois les fondements bien en place et documentés, le deuxième volet consiste pour les parties à s’entendre sur une même vision quant à l’objectif de leur collaboration, quant aux buts visés et quant aux avantages recherchés par chacune d’entre elles.

Tout comme pour les fondements, les auteurs proposent que cette vision soit aussi bien discutée, partagée et documentée.

• Troisième volet : Négocier les paramètres de la relation avant le contrat :

En troisième lieu, les auteurs de Getting to We proposent que les parties s’entendent sur certains paramètres clé de leur collaboration, notamment afin de lui permettre d’évoluer, de s’adapter aux besoins et à des changements et, même, d’apporter à leur contrat les changements requis pour lui permettre de demeurer pertinent et de répondre adéquatement aux changements dans la relation entre les parties, dans les besoins, dans les apports respectifs, dans le marché, etc. ainsi qu’à des innovations ou à de nouvelles initiatives apportées par l’une ou l’autre des parties dans leur intérêt commun.

Ces paramètres portent donc, non pas sur la substance même du contrat, mais sur le comportement des parties tout au long de leur collaboration.

Les auteurs suggèrent que ces paramètres (aussi documentés) reposent sur les six principes suivants qui devraient guider les parties tout au long de leur collaboration :

1.-     Réciprocité

2.-     Autonomie

3.-     Honnêteté (et j’y ajouterais franchise)

4.-     Équité

5.-     Loyauté, et

6.-     Intégrité.

Ces principes serviront aussi de critères de décision aux fins des modifications pouvant être, de temps à autre, apportées au contrat initial afin de mieux atteindre les objectifs convenus entre les parties, d’accroître les avantages communs de leur collaboration et d’adéquatement s’en répartir les bénéfices en fonction notamment de leurs investissements, de leurs apports et des risques pris, ou partagés, par chacune d’entre elles.

Ces principes ne sont d’ailleurs pas sans rappeler les six principes fondamentaux de saine gestion proposés depuis plusieurs années maintenant par l’Ordre des administrateurs agréés du Québec sous le vocable de « Principes de saine gestion généralement reconnus (PSGGR) »que sont la transparence, la continuité, l’efficience, l’équilibre, l’équité et l’abnégation.

En terminant, je tiens à souligner que l’approche proposée par les auteurs du livre Getting to We : Negotiating Agreements for Highly Collaborative Relationships n’est pas qu’académique, mais qu’elle est déjà utilisée, notamment aux fins de contrats d’impartition, par de grandes entreprises parmi lesquelles l’on retrouve Proctor & Gamble, McDonald’s et Microsoft.

Si vous avez quelque question ou commentaire, je vous invite à m’en faire part à l’adresse de courriel jhgagnon@jeanhgagnon.com ou par téléphone au 514.931.2602 et il me fera plaisir de vous répondre rapidement.

Jean