Le prix d’un courriel

L’envoi d’un courriel est rapide, efficace et gratuit. Ces trois raisons combinées font de ce mode de communication l’outil privilégié par la forte majorité des individus en milieu de travail. Or, vous est-il déjà arrivé de penser qu’en fait, la facilité d’envoyer un courriel a un effet pervers, soit le recours automatique à ce mode de communication, qui crée un coût important?

Tout d’abord, je l’avoue, l’idée n’est pas de moi. Elle vient plutôt de Tom Cochran, le CTO de l’éditeur de la revue The Atlantic, qui a publié il y a quelques mois un article sur le blogue du Harvard Business Review. Ce dernier maintient que le coût de l’envoi de chaque courriel par un membre de son organisation est de 0.95$, qui leur coûte chaque année un montant total dans les 7 chiffres.

J’ai voulu prendre le temps de décortiquer sa théorie à notre échelle. J’ai donc fait le décompte de tous les courriels reçus en une semaine. Voici les résultats:

– 649 courriels reçus;

– 79 courriels envoyés.

Donc, présumons que je suis hyper-efficace et que chaque courriel reçu ne me prend que 30 secondes à traiter, j’ai tout de même passé 324,5 minutes à traiter des courriels reçus. On parle ici de 5,4 heures, soit plus d’une heure par jour ouvrable à lire des messages. C’est énorme. Sur une semaine normale de 40 heures (très théorique, bien entendu), c’est 13.5% de temps ouvrable passé à lire des courriels, donc à ne rien produire.

Si ce pourcentage se vérifie à la grandeur d’une organisation complète, c’est donc dire qu’un cadre qui fait 75 000$ par année passerait donc pour plus de 10 000$ de temps dans son année à lire des courriels. Incroyable, quand on y pense. On parle rapidement de centaines de milliers de dollars ou même de millions en coûts dès qu’une entreprise ou un cabinet compte plus d’une centaine d’employés.

C’est ici qu’on constate le besoin de s’éduquer sur les moyens de communication qui sont le plus approprié selon les circonstances. Croyez-moi: si nous utilisions Gchat, iChat, Skype et autres services à leur plein potentiel, les coûts en traitement de courriels pourraient revenir dans les limites du raisonnable. Or, avec la culture qui prévaut actuellement dans notre industrie, je ne suis pas certain si les motivations existent pour qu’on considère sérieusement ces coûts indirects ou, si vous préférez, si notre structure de compensation permet vraiment à quelqu’un de s’occuper de ce problème…