Améliorer la collaboration avec la rédaction de documents sur une plateforme unique et sécurisée

À l’heure actuelle, la collaboration est essentielle dans l’environnement de travail.

Des chercheurs de l’université de Stanford l’ont démontré dans leur étude intitulée « Cues of working together fuel intrinsic motivation ». Les participants à l’étude faisaient partie de deux groupes distincts. Un groupe a agi en collaboration tandis que l’autre a agi individuellement. L’étude a révélé que les personnes travaillant dans les groupes collaboratifs ont poursuivi leurs projets pendant 64 % de temps de plus que celles travaillant individuellement.

Et ce n’est pas tout.

Les membres du groupe collaboratif ont également fait état d’une fatigue moindre et d’un engagement plus fort, tout en obtenant un meilleur taux de réussite. Qui plus est, les participants ont déclaré avoir ressenti ces avantages plusieurs semaines après la conclusion de l’étude.

Le message est simple : améliorer la collaboration conduit à de meilleurs résultats et à des employés plus motivés.

C’est là que les logiciels de rédaction de contrats entrent en jeu. En automatisant la rédaction des contrats commerciaux, vous faites plus que gagner du temps et de l’argent. Vous encouragez également la création d’un environnement de travail plus collaboratif lorsque vous travaillez sur les contrats du processus commercial. Dans cet article, nous expliquons deux raisons pour lesquelles cette technologie crée une culture de travail axée sur le travail d’équipe.

 

Raison n° 1 — Rapprocher les équipes juridiques et d’approvisionnement

L’Association internationale de gestion des contrats et du commerce (IACCM) a mené une étude sur la relation entre les équipes juridiques et celles chargées des achats. À la suite d’entretiens avec les employés, il est apparu que près de 70 % d’entre eux estimaient que la relation devait être améliorée au cours du processus de passation de marchés.

Ces résultats ne surprennent peut-être pas ceux qui laissent les contrats de processus d’affaires à leurs services juridiques. Loin de la réalité quotidienne des achats et des ventes, le service juridique peut rédiger des documents que les autres membres de l’entreprise ne comprennent pas. Une scission se produit, entraînant une mentalité de « nous contre eux » des deux côtés de la barrière.

La technologie d’automatisation des contrats résout ce problème de plusieurs façons.

Elle permet à chaque membre de votre équipe de créer un contrat commercial chaque fois qu’il en a besoin. Toutefois, cela ne signifie pas que les équipes de vente et d’approvisionnement n’ont plus besoin d’équipes juridiques. Au contraire, cela fournit l’occasion et le temps de réunir les membres de chaque service pour discuter de ce que le contrat doit contenir, car ils savent que le logiciel d’automatisation gère une grande partie de la rédaction pour eux.

Par conséquent, les équipes juridiques et d’approvisionnement peuvent travailler ensemble à partir d’un modèle de contrat commercial. Les deux équipes travaillent ensemble pour sélectionner le contrat approprié, les achats s’assurant qu’il contient les données exactes tandis que le service juridique travaille sur le langage juridique. Il en résulte des contrats plus fiables nés d’un environnement de travail plus collaboratif.

 

Raison n° 2 — Les mises à jour en temps réel conduisent à une plus grande transparence

Le cloisonnement des différents services peut également entraîner des erreurs sur le plan de la communication lors de la rédaction de contrats commerciaux.

Par exemple, supposons que votre service des ventes ait attiré un nouveau client. Les coordonnées du client sont saisies dans votre système et envoyées au service juridique afin qu’il puisse rédiger un contrat commercial.

Une fois le contrat rédigé, il est retourné au service des ventes. Cependant, quelque chose ne plaît pas au vendeur responsable, ce qui amène ce dernier à apporter quelques modifications au contrat avant de l’envoyer.

C’est à cela que ressemble le cloisonnement.

Aucune des deux équipes ne travaille avec l’autre pour améliorer le contrat. Au contraire, chacune apporte ses propres modifications et ajouts, sans qu’aucune ne soit pleinement consciente de ce que fait l’autre service. Il y a là un manque de transparence que le logiciel de rédaction de contrats peut résoudre.

Prenez l’exemple d’Edilex.

Notre technologie d’automatisation des contrats permet à toutes les parties concernées de visualiser le document en temps réel, ce qui permet de centraliser les contrats.

Les modifications apportées au projet initial sont enregistrées et consultées par tous les participants. Ainsi, l’équipe juridique peut collaborer avec les ventes et apporter les changements appropriés. De même, les autres services peuvent communiquer avec l’équipe juridique si le document omet des points importants pour le client.

Toutes les équipes exercent un contrôle sur le processus, de la minute où la rédaction commence jusqu’au moment où le contrat est envoyé pour signature.

En améliorant les possibilités de visualiser les contrats, en plus de fournir de nombreux modèles de flux de travail, la technologie automatisée garantit que chaque service peut savoir ce que fait l’autre.

 

Travaillez ensemble pour obtenir des résultats supérieurs

Le logiciel d’automatisation des contrats améliore la collaboration en rendant les documents plus accessibles que jamais. Si les contrats sont regroupés dans un dépôt central, toutes les parties intéressées peuvent y accéder et les modifier. Le résultat est que les équipes peuvent travailler ensemble pour rédiger des contrats plus professionnels et améliorer les ventes.

Comme nous l’avons mentionné, Edilex peut y contribuer. Notre technologie aide les entreprises à en faire plus en moins de temps, ce qui améliore considérablement leurs résultats.