Comment automatiser la documentation et les processus pour les RH
Selon une enquête menée par Deloitte, environ 47 % des services RH utilisent des logiciels qui datent de plus de sept ans. Malheureusement, cela crée des problèmes d’efficacité et de conformité pour les RH. Les anciens logiciels ne tirent pas profit des avancées technologiques, comme la rédaction automatisée des contrats, ce qui signifie que les RH passent plus de temps que nécessaire à préparer la documentation requise.
Des changements s’imposent.
En outre, l’automatisation des processus des RH présente plusieurs avantages. Selon un rapport de 2018 du cabinet de recrutement IQ Partners, 67 % des professionnels en RH affirment que l’automatisation permet de gagner du temps. Mieux encore, 30 % disent qu’elle permet d’économiser de l’argent tandis que 43 % affirment que l’automatisation élimine les préjugés dans le processus d’embauche.
Nous pouvons donc également constater que l’exploitation de l’automatisation entraîne des améliorations marquées pour la plupart des services RH.
La question est maintenant de savoir comment s’y prendre.
Cet article vous l’explique en vous proposant quelques étapes simples qui vous aideront à automatiser la documentation et les processus pour les RH.
Étape n° 1 — Dressez la liste des processus que vous devez automatiser
Selon l’USC Marshall Center for Effective Organizations, les tâches administratives répétitives occupent 73,2 % du temps de votre service RH.
C’est beaucoup trop.
La bonne nouvelle est que bon nombre de ces tâches répétitives peuvent être automatisées. La première étape consiste donc à dresser une liste des tâches que vous pourriez potentiellement automatiser. Il peut s’agir des tâches suivantes :
– l’automatisation des contrats et des documents
– l’accueil des employés
– la gestion des présences et des absences
– les rapports de conformité
– la création de politiques
Étape n° 2 — Comprendre ce que vous attendez de votre logiciel d’automatisation
Les solutions logicielles automatisées ne sont pas toutes faites de la même manière. Chacune a ses propres avantages et inconvénients à prendre en compte avant de faire un choix. En ce qui concerne les RH, il y a plusieurs caractéristiques que vous devriez rechercher dans tout logiciel que vous envisagez.
Une intégration rapide dans vos systèmes existants est essentielle.
La capacité d’incorporer le logiciel aux flux de travail existants minimise les perturbations, ce qui permet de réduire les temps d’arrêt des processus RH importants. Lors de vos recherches, recherchez un logiciel compatible avec la technologie dont vous disposez déjà ou un logiciel que vous pouvez intégrer sans perturber les processus existants.
L’atténuation des risques est également un élément crucial des logiciels RH automatisés. Recherchez des technologies offrant des fonctions de détection automatique des erreurs, ainsi que des logiciels offrant une surveillance complète. Par exemple, une technologie d’automatisation des contrats qui suit les modifications dans un historique des modifications garantit que toutes les personnes qui travaillent sur le document sont responsables de ce qu’elles font. Ainsi, personne ne peut apporter de modifications sans que les autres parties concernées en soient informées.
L’accès multiappareils est également utile, car il permet aux professionnels en RH de travailler sur n’importe quel appareil. Les logiciels qui offrent une fonctionnalité d’infonuagique devraient être utiles dans ce domaine.
Étape n° 3 — Commencez par un logiciel de rédaction de contrats
Disons que vous avez procédé à une nouvelle embauche.
Vous envoyez les coordonnées du candidat aux RH en leur demandant d’envoyer une lettre d’embauche. Cependant, les RH n’ont pas accès à un modèle de lettre d’embauche, ce qui signifie qu’il doit créer la lettre à partir de zéro. C’est un problème, car tout retard dans l’envoi de la lettre pourrait amener le candidat à accepter une offre d’un autre employeur.
Voici un autre scénario.
Disons que vous avez une personne en attente de résiliation de contrat de travail. Là encore, les RH doivent vous aider en rédigeant une lettre de licenciement. Si les RH ne disposent pas d’un modèle de lettre de licenciement, il risque d’omettre des détails importants qui donnent à l’employé licencié un moyen de pression. Dans le pire des cas, ces détails manquants pourraient même conduire à une action en justice contre votre entreprise.
La technologie d’automatisation des contrats vous permet d’éviter ces problèmes. En proposant des modèles, comme un modèle de lettre d’embauche ou un modèle de lettre de licenciement, cette technologie permet aux RH de créer plus rapidement des documents importants. Edilex se spécialise dans ce domaine avec son logiciel de rédaction automatisée de contrats. Créés en collaboration avec une équipe des juristes, nos modèles et exemples garantissent que vos lettres et contrats contiennent toujours les informations nécessaires.
Le logiciel de rédaction de contrats s’intègre facilement à vos flux de travail existants et ne nécessite pas de modifications importantes de vos systèmes. En tant que tel, il constitue un point de départ facile pour l’automatisation des RH en raison de son faible coût et de ses avantages considérables sur le plan des gains de temps. Au-delà des lettres et des contrats de travail, ce logiciel peut également vous aider à rédiger des politiques et des rapports de conformité.
L’automatisation aide les départements RH
Si vous laissez votre service RH s’enliser dans le travail administratif, vos employés ne peuvent pas se concentrer sur le maintien de la culture de votre entreprise. Avec un logiciel d’automatisation comme le nôtre, vous donnez à vos professionnels en RH les outils dont ils ont besoin pour traiter les tâches répétitives rapidement et avec précision.
En suivant ces trois étapes, vous déterminerez les processus à automatiser, ce que votre logiciel doit fournir, et vous ferez le premier grand pas vers l’automatisation d’un aspect crucial des RH.
