Optimisez votre processus de commande avec la rédaction automatisée de documents

La fidélisation des clients est essentielle dans le monde des affaires moderne.

Les données nous montrent que les clients existants valent jusqu’à 10 fois plus que le coût de leur première commande au cours de relation d’affaires avec votre entreprise. En outre, l’acquisition d’un nouveau client peut vous coûter de 5 à 25 fois plus cher que le coût de la fidélisation d’un client existant.

Pourquoi est-ce important ?

Votre processus de commande joue un rôle énorme dans la manière dont vous fidélisez vos clients existants. Par exemple, disons que vous rédigez un contrat d’achat avec un client avec lequel vous avez déjà travaillé. Si le processus de rédaction prend plusieurs semaines, le client peut être tellement frustré qu’il ira voir ailleurs. Il ne comprend pas pourquoi le processus est si long alors qu’il a déjà commandé chez vous et s’attend à un délai d’exécution plus rapide.

Le résultat est que vous perdez des clients et que vous devez maintenant dépenser plus d’argent pour trouver un nouveau client pour remplacer celui que vous avez perdu.

Vous devez donc vous assurer que votre processus de commande est aussi efficace que possible. Nous examinons ici comment la rédaction automatisée de contrats vous aide à optimiser ce processus.

De nombreux modèles

Une grande partie du temps consacré au processus de commande est consacrée à la rédaction de contrats d’achat. Sans logiciel de rédaction de contrats, la création de ces documents nécessite beaucoup de temps et d’efforts manuels. Vos employés se détournent de tâches plus importantes parce qu’ils doivent passer plusieurs heures à rédiger des documents à envoyer aux clients.

Imaginez combien ce processus devient plus rapide si vous disposez d’un modèle de contrat d’achat ou d’un modèle de document d’achat. Au lieu de rédiger le document à partir de zéro, vous disposez d’une base sur laquelle vous pouvez vous appuyer. Votre modèle vous fournit la plupart des éléments dont vous avez besoin, ce qui signifie que vous n’avez plus qu’à saisir les détails de sa commande pour que vous puissiez traiter l’achat.

L’accès à un modèle de contrat d’achat automatisé accélère considérablement le processus de commande. Ainsi, vous ne subissez aucun des retards qui pourraient entraîner la perte d’un client précieux.

Une meilleure transparence

Disons que vous fournissez un devis à une autre entreprise pour vos services. En général, l’entreprise vous fournit un bon de commande, puis vous créez le devis que vous lui envoyez. L’entreprise examine ensuite le devis et négocie, ce qui crée une situation de va-et-vient qui prend beaucoup de temps. De plus, ce processus manque souvent de transparence, chaque partie apportant des modifications au devis à l’insu de l’autre, ce qui nécessite une relecture répétée du devis.

Imaginez maintenant que vous utilisiez une technologie d’automatisation des contrats pour la rédaction d’un modèle de devis. Non seulement vous disposez d’un modèle à partir duquel travailler, mais le logiciel vous permet d’inviter toutes les parties concernées à consulter le document. Cela signifie que toutes les personnes concernées peuvent voir toutes les modifications apportées au devis original, ce qui facilite un processus de rédaction de contrats plus rationnel. Cette visibilité et cette transparence accrues améliorent également la confiance entre les parties, ce qui accélère encore le processus.

Collaboration interne accrue

Les négociations entre vous et l’entreprise acheteuse ne sont pas les seuls obstacles à la rapidité des achats. Les malentendus et les conflits internes peuvent également ralentir les achats. Par exemple, vos équipes de ventes et juridiques peuvent être en désaccord sur les conditions d’un contrat d’achat. Ce problème n’entraîne pas seulement des retards. Il crée également des frictions internes qui peuvent poser des problèmes pour les commandes futures.

Cependant, si vous travaillez tous à partir du même modèle de contrat d’achat, ces désaccords internes n’existent plus. La transparence mentionnée précédemment s’étend aux parties internes concernées, éliminant le cloisonnement qui amène les équipes à agir séparément les unes des autres. Vous rédigez des contrats d’achat plus rapidement, car toutes les personnes concernées peuvent utiliser le modèle pour s’assurer que le contrat contient toutes les informations nécessaires.

Flux de travail automatisés

Le flux de travail de votre contrat d’achat fait référence au processus que votre entreprise entreprend pour créer et approuver une commande. En général, le flux de travail comprend plusieurs étapes manuelles, comme la saisie des données du client dans le formulaire de commande.

Les logiciels de rédaction de contrats automatisent un grand nombre de ces étapes manuelles, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail établi. Par exemple, votre logiciel peut être capable d’extraire des données directement de votre CRM, ce qui signifie que vous n’avez plus besoin de les saisir manuellement. Il peut également être en mesure de vérifier automatiquement que la commande contient toutes les conditions générales requises, ce qui fait gagner du temps à votre équipe juridique. En fin de compte, le processus de commande devient plus fluide, car la plupart des étapes les plus fastidieuses sont traitées sans intervention humaine.

Créez un processus de commande plus fluide

En tirant parti de la rédaction automatisée des contrats, vous éliminez bon nombre des obstacles qui retardent le processus de commande. L’automatisation prend en charge les tâches manuelles fastidieuses, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur le travail avec votre client. Le bon logiciel fournit un modèle de contrat d’achat, en plus de repérer les erreurs et de fournir la transparence nécessaire pour renforcer la confiance entre l’acheteur et le vendeur.