La Loi sur les sociétés par actions (Québec) oblige le conseil d’administration à présenter les états financiers de la société à chaque assemblée annuelle.
Ces états financiers doivent porter sur un exercice s’étant terminé dans les six (6) mois précédant la date de l’assemblée. Il est par conséquent utile de noter que la société dispose maintenant d’un délai de six (6) mois et non plus de quatre (4) mois pour tenir son assemblée annuelle.
La loi impose le contenu minimal des états financiers à savoir, au moins un bilan et un état des résultats. De plus, la loi ne prévoit pas la teneur du bilan, ce qui donne ainsi plus de souplesse dans le cas de petites entreprises. La loi interdit la diffusion des états financiers, à moins d’avoir été approuvés par le conseil d’administration et la signature d’un seul administrateur est maintenant suffisante pour faire preuve de l’approbation du conseil d’administration.
La société a l’obligation de conserver ses états financiers, ceux de ses filiales et ceux de toute personne morale dont l’information est consolidée à celle de la société. Un actionnaire de la société peut, sur demande, consulter ces états financiers.
Cependant, la société peut refuser l’accès à l’information lorsque le montant de la valeur des actifs, celui des produits et celui des bénéfices avant impôt de la filiale ou de la personne morale dont les résultats sont consolidés représente chacun moins de 10% du montant correspondant dans les états financiers de la société. La société peut également empêcher la consultation de ces états financiers en présentant une demande au tribunal et en démontrant le préjudice que la société ou l’une de ses filiales pourrait subir par suite de cette consultation. La société a toutefois le fardeau d’établir la preuve du préjudice.
